企業協同管理的“沙漠”突圍之路

 【我從沙漠來】

    它來自于沙漠，成長于沙漠，致力于從沙漠到城市的生態環境修復。

    在中國第七大沙漠庫布其沙漠那里，它修復了6千多平方公里的沙漠綠洲，相當于9個新加坡國土面積的總和，有效控制了1萬多平方公里的荒漠化面積，同時解決了10萬名農牧民的就業問題。

    在2014年全國工商聯發布的“全國民營企業500強”名單中，它位列第70位，總資產達到1000億元。

    當下，它正主導進行我國西部、北部荒漠化重災區的生態修復工作，并承建了河北張家口壩上生態屏障和京張生態走廊，如果有一天首都不再有霧霾，或許我們也要感謝它，因為它正在為改善首都的霧霾努力著......

    它是億利資源集團，致遠2014協同應用大賽總決賽的無冕之王，它說：

    “OA系統已成為億利資源應用廣度、深度最好的系統，成為集團每一個員工一天工作的開始和結束。”

    【突圍管理困局】

    今天的億利資源，業務范圍涵蓋清潔能源、生態修復、天然氣，同時還涉足沙漠文化與旅游等產業。截止2014年9月份，集團規模達到8000人，下屬分支機構已經超過100家。隨著企業的高速發展，機構越來越龐大、業務也越來越復雜，管理困惑一如漸漸壯大的企業泛開漣漪：

    •集團規模龐大，組織結構復雜多變；

    •職責不清、互相推諉，責任難以界定；

    •任務交辦等內部流程不清楚、不規范、審批隨意性大，產生諸多漏洞；

    •重要通知指令傳遞速度慢，過程無法控制，結果不能保證，執行力弱；

    •內部溝通缺少統一、有效的渠道，可追溯性差。

    五大管理難點猶如掌中五指，五指不全，出掌則無力，其帶來的管理內耗也在無形中蠶食企業發展動力。

    “四年的時間，致遠優秀的產品以及持續不斷的大力支持為億利資源帶來了管理巨變。”在2014協同管理高峰論壇暨致遠軟件第四屆用戶大會，億利資源代表如是感慨。

    2010年3年，億利資源牽手致遠，引入了A8-M集團版協同管理平臺，并以3個月的時間快速完成實施，實現了協同管理平臺的快速上線。

    “這里我要與大家分享一些信息：首先是285萬，這是我們2013年全年的協同處理數量，這樣的統計我們每年都在做。其次，每年我們都會對協同應用最好的部門和應用最多的流程進行跟蹤和分析。”如此一來，協同成為億利資源工作中不可或缺的重要組成部分。

    【高效管理，我有秘訣】

    在協同應用大賽總決賽上，億利資源也與現場諸多友人分享了其協同應用成功秘訣：

    “一個好的軟件只是成功的開始，如何用好這個軟件才是成功的關鍵。這是擺在我們面前的課題，經過3年不斷的努力和嘗試，我們總結了一套自己的方法。

    我們為OA考核制定了3項KPI考核指標，包括待辦事項的處理速度、處理及時率以及無紙化辦公達成率，采用了黑紅榜的方式將應用最好和最差的企業分別標出，其中的無紙化辦公達成率在剛開始是一項重大指標，目前僅作督查處理，原因是我們完全實現了線下流程向線上的轉移。經過兩年的運行，這3項指標的考核結果都已經處于一個非常穩定的狀態，因此，我們將工作重點轉移到下一項：流程崗位處理時間的標準化，也就是為流程中每一個崗位設置限定處理時間。

    執行OA考核之后第一個月的考核結果顯示：高層的使用情況排名中董事長位列倒數第4名，這引起董事長的很大觸動，第二天董事長就召開集團會議敦促全集團提升信息化應用水平，之后每個月，都會重點關注領導們的系統使用情況，經過短短4個月，集團的高層就成為處理效率最高的用戶。”

    協同管理平臺上線三年后，億利資源基礎協同應用維持在一個穩步提升的水平上，同時，會議管理、人才庫管理、外部系統集成三大應用也不斷深化：

    （一）會議管理：會議資源集團統一管控，會議決議執行閉環跟蹤

    在原有的會議申請、會議通知、工作日歷等功能之上，完善了會議決議跟蹤與會議工作分配的功能，做到了會議申請有管理、會議召開有通知、會議紀要有記錄，會議決議有跟蹤，工作任務有日程，實現了會議的全閉環管理，真正解決了會議決議落地難的問題并實現了集團管控。

    •會議申請有管理，集團所有企業的會議室都通過一個界面進行管理，申請會議的人員可以通過日歷形式掌握一段時間內會議室的占用情況，提前協調；

    •會議召開有通知，所有參加會議的人員都會在會議發起之后收到通知，并在會議召開之前收到提醒；

    •會議紀要有記錄，會議完成后，會議紀要可以以文檔的方式上傳，供參會人員查看；

    •會議決議有跟蹤，在會議決議跟蹤功能中，可以查看會議形成的相關文檔，向相關人員留言并進行討論和分派任務，將工作任務導入日程；

    •工作任務有日程，通過會議決議跟蹤功能，將系統原有的會議管理功能打通，實現了會議管理的全閉環。

    從2014年1月份至今召開各類會議1184場，開會時間為12151小時，總參會人數為56710人次，會議100%召開，差錯率為“零”。

    （二）人才庫管理

    在當今日益激烈的市場競爭中，人才的培養、管理、儲備決定了企業的未來，也是企業未來的核心競爭力構成的重要因素，人才的儲備與管理是企業的重中之重。

    億利資源在OA中建立人才資源庫管理，通過每半年通過專家評選，結合KPI考核結果進行內部的人才評比與選拔，將選拔結果錄入OA，每半年進行一次末位淘汰，每個月都安排優秀人才開展講座，所有的員公都可以自由申請參加內部選拔，不僅方便高層多角度實時掌握人才動態，也實現了對企業員工的精神激勵與能力提升。

    此外，在OA人才庫中可以按照專業類別、能力級別和部門多角度查詢人才分布情況，并且可以穿透瀏覽人才簡歷。系統上線一年后，億利資源成功實現內部選拔經營管理類人才27人、規劃設計類33人、工程管理類166人，為集團樹立了一批批力量榜樣。

    （三）多系統集成：打破信息孤島，搭建統一平臺

    作為一家內外兼修的集團企業，億利資源不僅注重完善OA平臺的內部建設，還兼顧了與外部系統的集成。經過多年信息化建設，億利資源集團目前擁有22套各類信息系統，通過兩年的改造，我們借助OA平臺打破了這些信息孤島，搭建了統一平臺，實現多個業務系統的集成，提高辦公效率及高管審批效率。

    此外，億利資源通過OA系統的開放性接口集成了包括ERP系統、合同管理、招采系統等12個業務系統，并與企業郵箱、合同管理、資金管理、網報系統待辦集成并實現了無縫跳轉，在OA系統中可以看到這些系統中的待辦事項，點擊就可以直接處理，與企業郵箱的集成可以看到未讀郵件數并且直接點擊查看和處理郵件。

    如此一來，登錄OA一個系統便可看到并處理所有與自己相關的業務，極大提高了辦公效率，高管們也得以從繁雜的事務處理中解放出來，員工也有更多的時間處理非事務性工作。

    【協同經典，價值傳遞】

    今天的億利資源，從工作效率的提高、業務管理的規范化、現有資源的利用率、無形資產的提升，到辦公開支的減少、管理成本的降低，都在彰顯OA系統帶來的巨大管理價值。

    以流程優化為例：

    “在2012年以前一直是線下處理，申請人填寫付款審批單并附相關合同及付款材料，按照所屬流程找領導依次審批，由于高管經常開會、出差、申請審批單據的同事較多，最長的時候一個流程兩個多月才走完，付款效率十分低，從未按照合同要求完成過。合作伙伴對此多有微詞，嚴重影響了企業形象。

    OA中付款審批單上線之后，所有付款流程線上處理，經過兩年的數據沉淀，我們對全集團的所有流程及流程中每個節點的處理情況進行了系統分析，發現該流程仍為集團執行周期最長的流程，平均為26.3天，同時發現重點崗位領導平均審批時間在3~5天，于是我們按照‘最優路徑法則’對流程節點進行優化，從8級27個節點優化到6級10個節點，此外對每個節點設置了處理期限（員工為1天，高管為1.5天）與超期提醒，現在僅需一周左右就可以將流程走完列入資金計劃，大大提升了付款效率與客戶滿意度，進一步提升了企業形象。”

    不僅如此，移動應用普及后，高層全部開通移動終端授權，隨時隨地可以處理公務，受到集團領導一致好評。同時，億利資源通過開辟真正的集團管控門戶，搭建了內部溝通與知識分享平臺，對企業文化建設起到了舉足輕重的作用。

 

    “我們取得的成績，依托于致遠的軟件，更離不開致遠的支持。”

    今天，我們欣喜地看到協同正在強企業組織骨骼，睿企業管理心智。未來，我們也同樣將助力億利資源深化協同應用，打造一個集百美于一體，骨干強硬、枝繁葉茂的沙漠胡楊林。