致遠協同OA在出版行業管理中打出的“無紙神功”

 

從上個世紀末開始，全球信息技術飛速發展，尤其是因特網的出現和普及，使得信息技術得以迅速滲透到社會經濟生活各個領域，也使得信息化建設成為各行業、各領域增強自身管理效率和核心競爭力的重要手段。出版業作為我國社會主義文化產業的一部分，在信息化建設方面相對于其他領域，雖然取得了可喜的成績，但仍然顯得滯后，而且建設水平不夠高，離市場需求還有一定距離，還有很大的發展潛力，在我國信息化建設中應該發揮更大的作用。同時要充分利用先進的電子信息技術改造出版業，來加快出版業信息化建設的步伐。

 

在出版行業的管理信息化進程中，離不開兩大核心業務的信息化：對內管理信息化和對外管理信息化。社內請示、合同審批、社章申請等對內管理事務，通過信息化建設，改變“上傳下達靠紙，領導審批靠跑”的傳統辦公模式。而營銷報送、經銷管理、客戶管理等對外管理，對出版行業來說更是一大急迫的管理難題。致遠軟件十一年專注組織協同管理研究、探索和實踐，針對這些管理重點和難點，致遠協同OA管理系統以人為中心、以組織行為管理為主線、以工作目標為導向、以業務管控為剛性管理、以知識文化為柔性實力、以協同門戶為統一工作桌面、以移動互聯為個性化工作入口，幫助出版行業企業真正發揮協同價值，破解管理難題，在出版行業管理中打出一套智能、神奇的“無紙神功”，讓出版行業管理更加規范，執行更加高效。

 

【破解“一支筆”傳統管理，智慧協同實現高效審批】

領導“一支筆”、各類請示環節多、審批效率低、處理意見權責不清、歷史審批查詢難、請示跟蹤難等一直就是出版行業傳統管理中難以克服的現象�，F在，借助協同OA辦公管理系統，在IT系統的支持下，不僅能夠克服這些傳統難題，而且能夠讓管理一步進入現代智慧協同階段，實現管理的突破和跨越。

 

在協同系統里，使用根據實際制度規范建立起來的各種電子表單和流程，像社內請示表、合同審批表、社章申請表、費用報銷單等，只需要簡單的調用模板，就能輕松的發起一個審批請示，內容格式規范、審批流程清晰，不論流程是簡單還是復雜，都無需事項發起者費心費力，流程會依據條件靈活判斷走向，自動流轉至相關處理人，實現流程審批智能化，全部過程都是可視、可控的，各環節權責清晰明確。通過電子表單和流程，讓異地辦公、移動辦公成為可能，高效易用，即使領導出差、開會，也能隨時方便地處理協同審批，完全不必受辦公環境約束，盡職盡責的同時，讓管理者從辦公室里得到了“解脫”，困擾領導的“一支筆”管理難題迎刃而解。

 

對于完成的各項審批，協同系統會自動根據設置好的安排，進行歸檔，后期對審批的內容、流程、意見等都可以方便的進行查詢和參考，致遠協同獨創的“過程性知識管理”，讓歷史文檔的真實細節，一個都不少。

 

協同系統實現網上在線辦公，很大程度上替代了傳統辦公模式的紙張、電話、傳真等“主角”，降低管理成本，做到完全電子化辦公，信息傳遞順達暢通，執行有依據，事項可跟蹤，提高了出版社內部辦公效率，提升科學管理水平。

 

【合同管理規范智能，不混淆、無偏差、易查詢】

 

紙質合同，經過多個環節的審批、修改，幾乎都會變得面目全非，這對合同的最終定稿帶來很大困難，極易發生定稿的混淆和打印的偏差。在致遠協同系統對合同的管理中，輕松調用合同模版，借助高度適配支持的OFFICE辦公插件，可以方便的在線進行新建、修改、刪除等相關合同的編輯工作，在合同的正文擬稿過程中，完全符合熟悉的OFFICE辦公習慣。在合同核稿過程中，在系統內所有對合同正文內容的修改痕跡都會被保留下來，改動內容可以被查詢，通過系統智能形成的合同不同版本，讓合同核稿管理更加嚴謹規范。在合同正式定稿形成標準合同后，修改內容可以清楚保存，支持直接打印，避免合同版本混淆、內容篡改的問題。為加強合同的規范性和保密管理，對定稿的合同內容可以實現PDF格式轉換，方便進一步的存檔、查閱等管理。

 

對眾多合同文件、文本的查詢工作，在傳統辦公模式下，是一個費力、費時的事，而在協同管理模式下，根據出版行業實際管理需要而快速搭建起來的合同查詢統計平臺，自由組合查詢統計條件，為不同管理角色提供多樣展現內容，方便快捷，有效為管理提供決策依據，“查合同”不再是令人望而生畏的“繁重活兒”。

 

在致遠協同“電子表單+智能流程”的“二元化工作流”引擎下，合同審批過程實現自動化、智能化、規范化，一個高效的合同管理體系已經形成。協同系統，幫助出版行業實現合同擬定、審批、執行的全面管控，實現合同文稿版本、痕跡、下載及防偽的有效管理，實現了合同臺賬的建立，方便統計分析，并通過“觸發”等系統控制建立靈活的合同預警機制，及時管控合同的執行情況。

 

 

 

【高效、快捷、準確、低風險的圖書營銷報送管理】

 

對于出版行業來說，階段性、重復性的圖書營銷匯總報表管理工作是不可缺少的，但是這項工作卻不是那么容易就能做好的，收集工作量大、數據易出錯，這些基礎工作一直影響著出版行業的管理突破。

 

工欲善其事，必先利其器。

 

IT系統最擅長的就是與數據打交道。致遠協同OA辦公管理系統，使用統一規范的電子表單，用一套《分公司銷售記錄表》、《分公司退貨記錄表》、《圖書銷售/退貨匯總表》、《圖書匯報單》等，就能實現對北京、上海、南京、杭州等各地分銷機構的數據整合，各地機構在線填報相關數據，利用電子表單的智能特性，保證表單格式的統一規范、數據一致、準確，避免數據丟失、虛假等風險，通過對提交時間的控制，按時進行匯總上報，實現數據的集中展現，讓管理部門能夠對所有數據進行集中管控，實現圖書營銷報送管理工作的高效、有序、準確。在協同系統為企業量身打造的“圖書報送空間”里，圖書營銷報送管理業務的相關信息得到完整的集中展現，讓溝通無障礙、協作更高效。

【協同OA“無紙神功”變革出版行業傳統管理模式】

現在，中國日報、中國農業出版社、21世紀經濟報道、安徽出版集團、大河報、女友、農民日報、學習出版社、海峽出版發行集團、證券日報等出版機構都已經在協同OA辦公管理的道路上越走越遠，在提升工作效率、提高管理效益的同時，也改變了出版行業的傳統管理模式，綠色、高效、智能的價值特性，在協同管理上體現的無處不在。在中國農業出版社，致遠A8協同辦公系統實現了全員應用，覆蓋出版社的400余名員工，平均系統并發在線率達到60%以上，實現了高效的協同管理。

在出版行業組織應用協同管理的實踐過程中，我們能夠清晰地發現，致遠協同OA管理系統帶來的幾大價值亮點：通過規范合同管理全過程，實現合同條款嚴謹、審批高效、執行過程及時管控，讓合同管理更加規范；建立管理數據庫，按照不同維度制作所需的報表，借助科學、完整的數據分析，為企業整體化運營提供準確的管理決策依據；細分到個人的門戶空間，提供多維信息展示，讓員工能夠快捷獲取所需信息，實現高效的事務處理；在系統的規范下，所有人員都要按照制度填寫電子表單，在嚴謹有效的權限體系下，明確責任關系，管控過程、關注結果，每個人都積極主動、勇于承擔責任，企業優良文化在員工行為中得到了真實體現；突破時間、空間、部門、等級的局限，快速組建動態團隊實行緊密合作，組織辦公效率實現指數級別的提升；用了協同系統之后，深刻的一大體會不能不說對制度落地的執行保障，在系統里，所有發起、審批、督辦都遵循企業制度的規范，真正實現了按制度辦事，致遠獨創的“二元化”工作流引擎，不僅能夠保證對制度規范的嚴禁約束執行，還能夠靈活的進行各項協同、審批，加簽、減簽、意見震蕩回復，在提升執行力的同時，切實保障了組織戰略目標的實現。