致遠協同OA如何幫助高�！耙粕教詈！�

 

百年大計，教育為本。

 

面對變化的社會環境和培養創新型人才的目標，高校作為培養人才的重鎮也在發生著積極的變化。為了提高核心競爭力，越來越多的高校選擇用信息化手段來優化自己的組織管理。

 

教育部在2000年10月做出了建設校園網工程的決定，同時提出“數字化校園”這個概念，各高校從適應現代化管理的要求和校園信息化管理形勢的迫切需要考慮，紛紛通過信息化建設，加強科學管理、建設節約型高校。

 

最為學術研究和教學前沿機構，高校管理必須加快現代化進程。校園數字化建設，從協同OA辦公系統入手，已經逐漸成為高校管理信息化建設的共識。如今，清華大學、中國政法大學、中國石油大學、中國地質大學、中央音樂學院、北京交通大學、北京語言大學、首都師范大學、北京航天航空大學、煙臺大學、東北電力大學、內蒙古農業大學、甘肅政法學院、四川農業大學、成都大學等全國高校系統的數百個學校已經用上了“簡單易用、穩定性強、產品成熟、升級規范、品牌可靠”的致遠協同OA辦公管理系統平臺。

 

致遠軟件十一年專注組織協同管理研究、探索和實踐，致遠協同OA管理系統以人為中心、以組織行為管理為主線、以工作目標為導向、以業務管控為剛性管理、以知識文化為柔性實力、以協同門戶為統一工作桌面、以移動互聯為個性化工作入口，針對實際管理重點和難點，幫助高校真正發揮協同價值，破解“文山會海”管理難題，通過智能IT信息化辦公管理系統“移山填海”幫助中國高校實現“現代化、智慧型”管理變革。

 

【協同“移山”，高效公文管理新路徑】

 

作為教育事業單位，公文管理是高校最重要的行政辦公事務之一，公文管理復雜，數量多、內容雜、追蹤難，苦于缺乏有效的管理工具，日常管理中，對公文流轉的實時性和文件本身的管理，仍在困擾著很多高等教育機構。

 

致遠協同OA公文管理，通過信息化手段對手工公文電子化，完全實現收發簽、分類、編號、處理、流轉、交換、歸檔、調閱等的完整、安全過程管控，大幅度提高公文的流轉效率，保障了對管理政策的執行。

 

在“公文擬文”環節，文單定義模擬紙質單據，規范填寫格式，嚴格按照公文模版執行公文規范，公文流程清晰可見，可視化跟進；在“正文擬稿”環節，實現公文擬文、審核、審批、簽發、復核、封發等操作，支持正文的全文手寫批注及修訂痕跡保留；在“公文流轉”環節，公文流轉實時接收、在線處理，處理節點明確授權，責任清晰，意見明確，隨公文單持續流轉；在“套紅封發”環節，公文正文根據模版自動套紅，從而完成公文擬文、審批、修改、清稿、套紅等一系列成稿簽發動作，并形成可交換的正式電子公文。

 

成熟的協同OA系統同時還能對校外收文、處室院系收文、學校內部發文、公文歸檔、歷史公文統計查詢等公文管理外延事項進行有效管理。致遠協同電子公文管理，完全模擬手工公文處理的流程，全面實現公文的數字化處理，覆蓋發文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉的全周期過程管理，實現高校內部規范嚴謹的電子化無紙化公文管理，流程可視、過程留痕，提高辦公效率。

 

【協同“填海”，激發高校會議管理效益】

 

高等學校中，日常大小會議繁多，難在缺乏有效的管理工具，傳統管理方式效率低、準確性差，會議資源協調不暢，會議相關人的信息不能得到及時的反饋，難以追中會議精神和決策的執行落地情況。

 

現在，在協同OA系統里，完全可以對會議室資源進行集中管理，實現網上預訂、沖突提醒、及時通知等人性化會議管理，提高會議的效率和準確性，有效監督執行。

 

一個高效的會議管理應用，必須能夠方便的動態維護、更新會議室資源信息及預定、占用情況。協同OA系統通過會議室資源進行電子化登記管理，動態維護、記錄會議室資料及圖片等詳細信息，并通過使用申請控制特殊會議室的使用。圖形化、拖拽操作的會議室申請界面，直觀展示會議室占用狀態，申請時間沖突自動提醒，清晰的會議審核列表，快速審批，提高效率。在線發起會議邀請通知時，選擇時間、會議室、參會人員等，撰寫清晰的會議內容及要求，就可輕松發送。在發出的會議通知里，通過回執信息，能夠清晰明確的了解參會人的反饋及意見，以便提前做好相關安排。會議結束后，在同一個會議通知里，及時在線整理會議紀要，對會議進行總結和歸納，方便會后資料的留存、會議內容的查詢和會議決策的跟催執行。

 

協同OA，讓管理不再“文山會海”，極大地激發了會議管理的效率和效益，讓學校領導和各層級管理者們嘗到了甜頭。

 

【事務審批，化繁為簡】

 

高校日常管理事務性審批業務量大，校內事務審批繁瑣，傳統紙質審批難以追蹤，相關管理部門對大量事務審批的存檔、統計、查詢工作也非常麻煩。

 

對學校里的各類行政、教務等事務性審批管理，通過協同OA系統可視化的流程規范校內事務審批的過程管理，提高流轉效率，保留過程痕跡。根據校內各機構工作管理范圍不同，建立適合的事務性審批應用，實現電子化、規范化事務審批流轉，提高辦公效率。

 

如“調課申請流程”，系統內進行調課申請，大大節約了授課老師時間，讓調課更為及時，利于教務處做更好的教學計劃安排，并讓相關責任人能及時了解、掌握教學進展；“用章申請流程”，通過印章電子化審批，令學校印章管理更規范、合理，減少申請人部門跑動，使相關責任人能快速審批，全面掌握印章使用過程；“補課申請流程”，通過電子化補課審批，實現補課審批過程快速流轉，高效審批，利于教務處及時做好教學計劃安排，使相關責任人能全面掌握補課情況。

 

面對高校校辦、黨辦管理的工作請示、用印審批等，教務處管理的調課審批、補課審批等，財務處管理的付款審批、費用報銷等，資產處管理的采購審批、領用審批等，學工處管理的獎懲申請、制度審批等，院系辦公室管理的請休假審批、教學安排等，通過借助協同OA系統規范化校內日常事務性審批過程，實現無紙化審批流轉，過程痕跡保留，提高事務流轉的效率。同時將事務信息進行統一管理，便于后續查詢分析。

 

【信息發布，安全便捷】

 

社會發展進入信息化時代，很多高校的信息管理還處于較為初級的階段。建立網站，實現對外信息的及時發布；但往往還缺少一套便捷的內部信息發布途徑，信息發布不規范，大多使用電話、郵件、張貼等傳統方式，效率低、不易管理，不符合現代化校園建設的需要。

 

在智能的協同OA系統里，高校內部信息管理的思路和實現方式都已經發生了根本性的變化：構建校內網絡化信息發布平臺，加強信息傳遞的及時性和準確性，通知公告、新聞資訊、調查討論等，在有效授權的情況下，可以方便快捷的發布，系統支持閱讀數量統計、匿名發帖及回復、置頂精華帖、自定義問卷、結果統計分析等，易管理易維護，專業化系統，人性化體驗。統一、多維的學校管理信息發布平臺（各學校、各院系、各科室自由配置的門戶空間），完美的滿足學校對各類信息的分類展示管理，實現多層次、多維度、多視角、全方位、高聚合的信息呈現，也便于在海量信息里進行針對性的檢索與查閱。

 

協同OA管理系統成了學校的信息寶庫，學校新聞、校內通知、校內公告、人事任免、領導日程安排、院系內信息、處室內信息、領導信息等，授權可控，安全便捷。

 

【移動協同，為“工作自由”而生】

 

隨著各高效管理對信息安全的要求越來越高，傳統的郵件交流方式，將內部信息暴露在公網，存在很大風險。在學校里，內部信息傳遞，多是以院系、崗位為維度進行，傳統紙質、電話、傳真等辦公方式費時費力，效率較低，導致內部溝通協作遲緩、散漫。

 

借助協同OA協同事項、即時通訊、信息共享等成熟的辦公應用，學�？梢詫⒏黜椆ぷ魇崂�、分類、匯總，建立網絡溝通渠道和信息交流平臺，實現信息共享、順暢溝通、高效協作。

 

致遠M1移動協同辦公應用，為“工作自由”而生，讓高校各級領導、管理人員可以隨時隨地在手機、平板等智能終端上實現文件審批簽閱，隨時隨地移動辦公處理工作，擺脫時間和空間的束縛，在時間、空間維度上擴大領導的有效管理半徑，讓管理更加靈動而高效，讓高校管理者有更多時間和自由來享受生活的樂趣。

 

北京交通大學信息化建設負責人說，致遠協同OA辦公管理系統實現了學校無紙化辦公需求，節約可觀的辦公成本；流程化審批為廣大教職工帶來了便捷，大家再也不用在領導門口排隊等審批簽字了；現在，大家每天可以通過個人空間快速查閱自己的待辦事項，跟蹤各項審批流程，自由協同、在線交流也讓學校教職工溝通更加便利，學校辦公管理發生了深刻的變化。

 

縱觀高校的管理信息化建設實踐，我們不難發現，協同OA為高校創造了巨大的管理價值：固化公文及校內事務審批全過程，規范各環節審批行為，規范管理過程，實現管理制度落地；落實工作安排，建立責任關系，實時掌握工作進展，管控過程和結果，提高執行力；建立溝通協作平臺、快速響應校園內外部的變化，以事件為中心，突破時間、空間、部門，順暢溝通協作，快速形成動態團隊緊密合作；電子化網絡化事務審批和會議管理可加快工作流轉過程，提高工作執行效率，實時監控，快速響應，及時辦理；構建統一的信息發布平臺，實現學校、院系、處室等多維度的信息展現，傳導校園精神，活躍校園氛圍；知識統一存儲與授權共享，歸檔各類電子資料，特別是經驗型和過程型知識，營造學習氛圍，提高教職工綜合能力，推進學習型高校建設持續發展。