協同OA 搭起異地項目溝通的橋梁

【客戶證言】

      隨著企業快速發展、人員水平參差不齊、工作量增多，每天接觸的信息繁雜無序。“提高辦公效率”經常是一句空話。因為只靠領導要求、員工自律是很難提升管理水平。正在因此煩惱的時候，致遠給我們提供了一個可以清晰展現信息的平臺，對信息有效的分類和展現，讓我們的員工第一時間了解工作情況、及時處理待辦工作。每個企業都有自身的管理要求和規范，但是執行是個大問題。OA系統就是將這些要求和規范切實落地的工具，不再有越級審批、人情審批等因素出現。同時也規范了填寫格式，達到統一管理標準。能管控、監督、跟蹤整個工作的進展和每個參與人的狀態，對特殊發生的情況能進行及時處理。還可以轉化成企業寶貴的經驗型財富，為日后的成功復制提供了便利的條件。移動辦公功能，隨時隨地辦公的方式確為我們帶來了很大的幫助。同時，致遠OA上線后，也實現了資料電子化，分權限進行查閱、修改、打印、統計，大大節省了時間及人力成本。新聞、討論等方式，作為宣貫企業文化的工具，與員工建立良好的溝通橋梁、提高了團隊凝聚力，提升了員工的歸屬感。

    ——北京建工集團總承包第二經理部

    【行業介紹】

    建筑工程總承包是指從事總承包的企業受業主委托，按照合同約定對工程項目的勘察、設計、采購、施工、試運行（竣工驗收）等實行全過程或若干階段的承包。建筑工程總承包企業對承包工程的質量、安全、工期、造價等全面負責。

    【應用需求】

    與平行承發包模式相比，采用施工總承包模式，業主的合同管理工作量大大減小，組織和協調工作量大大減小，協調比較容易；但建設周期可能比較長，進度控制難度較大。

    1.費用控制

    （1）在通過招標選擇施工總承包單位時，一般以施工圖設計為投標報價的基礎，投標人的投標報價較有依據；

    （2）在開工前就有較明確的合同價，有利于業主對總造價的早期控制；

    （3）若在施工過程中發生設計變更，則可能發生索賠。

    2.進度控制

    一般要等施工圖設計全部結束后，才能進行施工總承包單位的招標，開工日期較遲，建設周期勢必較長，對進度控制不利。這是施工總承包模式的最大缺點，限制了其在建設周期緊迫的建設工程項目中的應用。

    3.質量控制

    建設工程項目質量的好壞在很大程度上取決于施工總承包單位的選擇，取決于施工總承包單位的管理水平和技術水平，業主對施工總承包單位的依賴較大。

    4.合同管理

    業主只需要進行一次招標，與一個施工總承包商簽約，招標及合同管理工作量大大減小，對業主有利。

    在國內的很多工程實踐中，業主為了早日開工，在未完成施工圖設計的情況下就進行招標選擇施工總承包單位，采用所謂的“費率招標”。“費率招標”實際上是開口合同，對業主方的合同管理和投資控制十分不利。

    5.組織與協調

    業主只負責對施工總承包單位的管理和組織協調，有利于業主減輕工作量。

    【特色應用】

    1、登陸門戶——彰顯企業特色。

    協同管理系統可以為公司提供統一的企業文化建設平臺。登錄背景是可以更換的，將登錄背景設置為自己企業的LOGO、企業文化、和企業核心價值等，員工登錄系統時就可感受到企業文化，或者在法定節日春節、國慶，或者大型活動期間比如奧運會，我們都可以將背景調換成與主題相關的背景，將企業融入節日的整體氛圍中。

    2、將空間展示——信息分類推送、應用快速展現。

    這是員工每天工作所使用的系統界面，致遠協同管理系統頁面設計更多考慮使用者日常辦公的習慣，更突出人性化設計，讓公司的領導和同事可以在很短時間的內適應和掌握系統的操作。

    協同管理平臺，主要功能就是要將各層級組織包括個人、部門、單位、集團等，各維度包括工作、審批、公文、業務等，各方面包括系統內部、系統外部、異構系統信息，通過協同管理平臺的各級門戶展示給公司的領導和同事，以提高工作、公文、業務的審批處理速度，為領導決策提供全面、準確的數據支持。

    在系統整體界面右上方是空間的欄目，通過空間欄目可以快速的在“個人空間”、“部門空間”、“單位空間”之間進行切換。

    首頁空間功能是實現將公司每位成員最新的、最為關注的信息進行集中展現的門戶，可以快速、準確、全面的獲得用戶所關注的工作、相關業務、組織最新的動態等信息。

    要提升整體組織績效，基礎是要提升公司個人工作績效。協同管理系統將日常事務中與個人相關的工作、事務、信息都設置到個人空間中，包括“待辦事項”、“跟蹤事項”、“我的模板”、“關聯人員”、“關聯系統”等。

    公司的公告、新聞、討論、調查等公共信息在單位空間集中發布展示的每位成員，在任何時間、任何地點都可以感受到企業文化。

    空間中的欄目可以根據需要進行個性化的定義，支持圖片新聞、圖片滾動新聞等多種形式的顯示，讓公司的空間更豐富、精彩、更吸引人，就像公司的內網平臺。

    感言——

    “隨著企業快速發展、人員水平參差不齊、工作量增多，每天接觸的信息繁雜無序。“提高辦公效率”經常是一句空話。因為只靠領導要求、員工自律是很難提升管理水平。”

    “正在因此煩惱的時候，致遠給我們提供了一個可以清晰展現信息的平臺，對信息有效的分類和展現，讓我們的員工第一時間了解工作情況、及時處理待辦工作。”

    3、表單模板——實現管理制度落地。

    每個企業都有自身的管理要求和規范，但是執行是個大問題。致遠協同OA系統就是將這些要求和規范切實落地的工具，不再有越級審批、人情審批等因素出現。同時也規范了填寫格式，達到統一管理標準。

    在公司的運營過程中各級部門與部門之間包含了許多既定的業務處理流程，也包含著大量因事而定的人與人之間的信息溝通與合作。為完成某項目工作，在多個參與者之間，按照某種設定規則，自動傳遞文檔、信息，如何將整個傳遞過程形成一種可監測、可控制、可交互、可異地執行的群組工作方式，并將這種工作方式固化下來成為基于互聯網環境下的現代企業規范化、透明化和高效化管理協同工作方式。

    通過協同管理系統的協同工作就可以滿足公司對協同工作的管理需求，協同工作是個人、團隊、組織之間傳遞信息和執行組織管理規則的事務處理工具，用它來完成單位、部門事務的發起、處理和管理，并記錄事務的發展過程和結果，由人通過流程規則來完成事項的辦理，并支持規則的成型和管理。從而規范管理流程，執行組織制度，充分發揮制度優勢沉淀管理過程與結果，形成組織知識。

    能管控、監督、跟蹤整個工作的進展和每個參與人的狀態，對特殊發生的情況能進行及時處理。還可以轉化成企業寶貴的經驗型財富，為日后的成功復制提供了便利的條件。

    4、方便快捷的移動應用。

    以前領導想出差，但又怕出差，因為外出時會導致處理工作不及時，而造成不必要的損失。

    最初在購買前的溝通中，致遠展現了移動辦公的視頻，瞬間就抓住了領導的心，當場決定購買OA系統外增加移動辦公的功能。在系統正式上線后，領導對移動辦公審批非常依賴，IPAD成為領導隨身必帶的辦公用品。隨時隨地辦公的方式確為我們帶來了很大的幫助。

    5、文檔管理。

    “以前，對于各種資料的存檔也是我們一直存在的問題之一。不僅存儲需要安排專門的人員，對于資料查找、借閱、歸還、統計、會議決定執行等都是問題。”

    現在我們將所有資料電子化存儲到OA系統里，分權限進行查閱、修改、打印、統計，大大節省了時間及人力成本。

    6、新聞、討論——企業內部溝通平臺。

    對于建筑施工類企業來說，領導與員工、員工之間的溝通互動是最難的。因為他們遠處異地他鄉，希望能及時了解企業的動態、感受到企業的關懷和溫暖，更希望融入到企業這個大家庭中。我們利用新聞、討論等方式，作為宣貫企業文化的工具，與員工建立良好的溝通橋梁、提高了團隊凝聚力，提升了員工的歸屬感。

    【應用總結】

    1. 通過致遠OA才真正了解到信息化的重要性；

    2.初期使用就能帶來超出預期的效果，一定要深挖致遠OA功能、深化應用，才能為企業帶來更多驚喜；

    3. 初期建立的流程需要多次實踐才能符合實際辦公要求，不要怕麻煩，暴風雨過去后才會有晴空；

    4. OA成功應用的秘訣就是：不僅領導重視、依賴系統，還要重用認真負責的OA管理人員；

    5. 出問題不要緊，一定要給致遠打電話，致遠的服務值得我們信賴。