疫情后時代企業如何做媒體邀請？

今年受新冠疫情影響，很多線下活動被取消，隨著疫情得到有效控制線下活動才逐步復蘇。臨近年底，各種線下活動開始多起來，不少企業在舉辦活動的同時希望能有媒體到場進行報道，這就需要媒體邀約。

 

一般大型活動的媒體邀約需要提前進行策劃，準備各種材料，然后分別跟平面、廣電、網絡、新媒體等各家媒體進行溝通，一般情況下可以選擇電話溝通，而為顯正式還需發送媒體邀請函。當然小型活動也可以只邀請網絡媒體或電視臺，或請小馬識途營銷機構直接發布新聞進行報道。

 

媒體邀約的價值和作用 

有些企業提出來，既然可以直接發布新聞，為什么還要邀請媒體到活動現場呢？其實邀請媒體到現場有一些其他的附加值，小馬識途媒體顧問簡單列舉幾項。

 

第一、增加活動媒體關注度，現場氛圍更好。

第二、媒體到場見證活動，媒體報道更準確、高效。

第三、權威媒體到場上稿率較高，直接發布拒稿可能性大。

 

企業如何進行媒體邀約 

一般企業都會有公關經理或市場經理來負責媒體公關事宜，這里小馬識途媒體顧問簡單分享一下如何進行媒體邀請？

一、媒體公關公司邀約

企業媒體負責人可搜羅一些市面上正規的媒體公關公司，一般公關公司都有提供媒體邀請服務，只需要把自己的需求說清楚就可以了。媒體邀約公司會根據你的需求進行報價，這時候你需要做的就是找幾家正規媒體邀請公司作對比就可以了，最終篩選一家你認為可以的就行。

公關代為邀約的優勢明顯，像小馬識途公關組都有專業的流程和服務標準，可對公走賬，提供發票，企業公關負責人可以比較省心省事，高效完成活動宣傳。但對于企業來講公關代請會付出更多成本，邀約公司的服務費用支出，媒體車馬費支出，要比直接發稿成本高很多，小馬識途建議非必要不必邀請媒體到場。

二、個人媒介邀約服務

作為企業的媒體對接負責人，如果您可以找到靠譜的個人媒介工作室，幫忙代請媒體也是可以的。這類工作室或者個人大多都是積累了一定媒體同行資源關系，明白媒體邀請活動的所有流程。成本可能比公關公司會低一些，但是也存在無法對公走賬，沒有公司保障服務能力稍弱等問題。

 

三、企業自行邀請

企業公關負責人有一定媒體關系的話也可以自營邀請，好處就是比較節約成本，壞處就是對接的工作比較繁瑣，企業公關負責人搞活動已經忙得不可開交，再對接媒體邀請撰寫稿件可能會顧此失彼。

 

媒體邀約的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。適當地制造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣，但要注意無論一個企業與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發布會之前，重大的新聞內容都不可以透漏出去。

此外，小馬識途媒體顧問提醒企業媒體邀請時要注意一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系，并做出也可幫助發稿的承諾，此時也必須進行婉拒。

 

企業媒體邀約的具體流程

1.確定活動的時間

媒體邀約的時間必須要精確。媒體到場時間最好比活動時間早30分鐘，這樣不會太趕，也不會遲到。

2.明確發布會的地址

不管是紙質邀請函還是短信微信通知，發布會地址必須詳細，比如某酒店幾樓或者是某展位，有記者微信的最好能發定位給他，以小馬識途媒介顧問多年的執行經驗，這樣做，既能節省自己的時間，不至于活動當天媒體老師著急打電話找地方，又能給媒體老師一個好的印象和尊重。

3.提前準備高質量的新聞通稿

對于以營銷為目的的新聞報道，主辦方最好能夠提供媒體通稿。因為自己寫的通稿可以全面地展示傳播要點�；顒蝇F場，媒體記者只需根據自家平臺的調性、特點對通稿進行調整潤色就能發稿，縮短了撰稿發稿時間。

另外，對于不到場的媒體，可以直接根據通稿來發布文章，從而在降低媒體成本的基礎上增大傳播范圍。此外還需要為電視臺跟視頻網站的老師提供采訪人的姓名和職務。

4，接待媒體老師

媒體老師到場簽到，講發布會的物料一并交給媒體老師，包括活動流程，新聞稿以及伴手禮，每場活動，小馬識途媒介顧問都會派專人負責接待工作。負責媒體老師到場，簽到及采訪等事宜。

5，后期宣傳報道

媒體邀約結束之后，記者回去之后，原則上是按照事先準備好的新聞稿件在媒體資源上面進行報道，但是受限于某些媒體的標題或者是內容字數以及其他的限制，很有可能會對之前的稿件進行修改。

 

媒體邀約的注意事項： 

1.甲方提供活動詳細信息，如舉辦地址，時間，流程等信息，媒體單位會根據活動的情況，決定是否參加（如客戶選的媒體不能參加，雙方溝通協商替換備用媒體）；

2.甲方或乙方準備文字新聞稿件以及圖片等資料；

3.網媒，報社記者，沒有設備攜帶；視頻網站和電視臺的記者才有帶臺標的麥克風及錄制設備。

4.電視臺，網絡視頻媒體： 帶設備，現場采訪攝制。采訪結束后，進行視頻內容剪輯，（視頻需要甲方提供20字以內的標題）。后期發布時間在3--7天左右，具體以實際發布日期為準。

5.甲方媒體接待人員做好媒體接待，如參加展會，發布會等，甲方提前為媒體人員準備好入場證件，以免耽誤活動進程；

6.提前準備媒體簽到表及其他各項內容，詳情可以咨詢小馬識途媒體顧問；

7.媒體對活動內容進行評估，并保留發布選擇權！

8.為保證活動順利進行，建議提前一周確定合作，以方便媒體早做安排。

9.提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體。

10.提醒參會人員帶好口罩，重點疫情區域的記者或嘉賓不要邀請。

 

企業需要給媒體記者準備的資料：

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發言稿

4、發言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經歷、取得成就等）

5、公司宣傳冊

6、產品說明資料。（如果是關于新產品的新聞發布的話）

7、 有關圖片

8、 紀念品（或紀念品領用券）

9、 企業新聞負責人名片（新聞發布后進一步采訪、新聞發表后寄達聯絡）

10、空白信箋、筆（方便記者記錄） 

后記：

“媒體邀約”是指企業、政府等單位活動、會議需要媒體進行相關的新聞報道傳播，邀請需要的媒體機構出席。小馬識途媒體顧問需要提醒企業，媒體邀約和廣告合作是不同的，媒體記者是新聞工作者，不同于廣告銷售，對于是否參加活動媒體有自主選擇權，參加活動的媒體對發布稿件的內容也有相應修訂權。企業和媒體合作不能只停留在商業利益上，平時企業公關部門要和媒體多互動溝通，在媒體邀約后可以較大限度爭取媒體曝光。