媒體邀約注意事項和邀約流程

 媒體邀約這個詞簡單易懂，就是根據企業的公關事件，新品上市，展會活動向媒體發出邀請，邀請成功之后，媒體會到現場核實取材，并在相應的媒體平臺上進行傳播報道。簡而言之，邀請媒體采訪報道的過程就叫媒體邀約或媒體邀請。

 

從事市場或公關職位的小伙伴，可能經常會遇到邀請媒體參加活動的事情，往往時間緊任務重要求高，沒有積累媒體關系的話，短時間內難以完成這樣一個艱巨的任務。本文系小馬識途小編整理，以期為初入公關領域的小伙伴提供一份媒介邀約工作的全攻略。

 

媒體邀約邀請注意事項：

 

1.甲方提供活動詳細信息，如舉辦地址，時間，流程等信息，媒體單位會根據活動的情況，決定是否參加（如客戶選的媒體不能參加，雙方溝通協商替換備用媒體）；

2.甲方或乙方準備文字新聞稿件以及圖片等資料；

3.網媒，報社記者： 沒有設備攜帶；

4.電視臺，網絡視頻媒體： 帶設備，現場采訪攝制。采訪結束后，進行視頻內容剪輯，（視頻需要甲方提供20字以內的標題）。后期發布時間在3--7天左右，具體以實際播放日期為準。

5.甲方媒體接待人員做好媒體接待，如參加展會，發布會等，甲方提前為媒體人員準備好入場證件，以免耽誤活動進程；

6.提前準備媒體簽到表及其他各項內容，詳情可以咨詢小馬識途媒體顧問；

7.媒體對活動內容進行評估，并保留發布選擇權！

8.為保證活動順利進行，建議提前一周確定合作，以方便媒體早做安排。

 

媒體邀請流程

 

一、確認邀請媒體名單

 

二、打電話給相關負責人，邀請媒體參加，并發送邀請函。

 

1、來參加活動的媒體，看他們幾點過來，怎樣過來（坐車還是自駕車），過來的當天我們會整理一個資料袋，里面包括通稿，禮品，項目信息，簽到，拿紅包的另外簽到并要名片。

 

2、不來參加活動的媒體，看他們是否可以發通稿，發的話我們在活動當日發通稿過去，然后他們出稿后，我們要拿回相關的書或者報道做留底，并發車馬費過去。

 

三、確認參加媒體后，要跟進，確認最后到的媒體人數，到來的方式，具體負責人和電話等。多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天。應把新聞發布的內容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結束，確保媒體次日發稿。

需要給媒體記者準備的資料

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次應為：

1、 會議議程

2、 新聞通稿

3、演講發言稿

4、發言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經歷、取得成就等）

5、公司宣傳冊

6、產品說明資料。（如果是關于新產品的新聞發布的話）

7、 有關圖片

8、 紀念品（或紀念品領用券）

9、 企業新聞負責人名片（新聞發布后進一步采訪、新聞發表后寄達聯絡）

10、空白信箋、筆（方便記者記錄）

 

最后，小馬識途營銷顧問提醒企業一定注意一下媒體邀請的禮儀，雖然企業舉辦活動邀請媒體也是出車馬費的，但并不代表像購買廣告一樣，媒體記者是新聞工作者，對于參加活動媒體有選擇權，對發布稿件的內容也有修訂權，當然，這些是這個行業心知肚明的規則。